부하 직원을 500명 넘게 관리하고 있었던 도요타의 과장은 달랐다. 그의 책상과 그 주변은 놀랄 만큼 깔끔했다. 책상 위에 항상 놓여 있는 것이라고는 오직 전화기 한 대뿐이었다.
업무 시간에는 그날 사용해야 하는 최소한의 서류와 노트북만 놓여 있고, 퇴근한 뒤에는 전화기만이 책상 위를 지켰다.
게다가 수납용 캐비닛은 겨우 3개뿐이고, 그 안에는 서류용 파일 12개가 가지런히 놓여 있었다. 부하 직원이 두세 명만 늘어나도 “관리해야 할 서류와 물건이 늘어나서 골치야.”라고 투덜대는 사람이라면 도저히 믿을 수 없는 황당한 이야기라고 생각할지도 모르겠다. (15쪽)
초일류 기업 도요타는 '정리 정돈'을 그 무엇보다 강조합니다. 많은 기업의 벤치마킹 대상이 되고 있는 도요타의 '기본기'가 바로 정리정돈인 셈인 것이지요.
도요타에서는 책상 위가 지저분한 사람은 '일을 못하는 사람'으로 여깁니다. 그래서 직원들 사이에는 "퇴근할 때는 책상 위에 아무것도 남겨놓지 않는다"라는 생각이 일반화 되어 있습니다.
실제로 부하 직원이 500명 넘는 간부들의 경우도 책상과 그 주변은 놀랄 만큼 깔끔하지요. 업무 시간에는 그날 사용해야 하는 최소한의 서류와 노트북만이 놓여 있고, 퇴근한 뒤에는 전화기만이 책상 위를 지킬 정도입니다. 수납용 캐비닛도 겨우 3개밖에 없고, 그 안에는 서류용 파일 12개가 가지런히 놓여 있을 뿐입니다.
" '책상 위에 온갖 종류의 서류와 자료 등이 산더미처럼 쌓여 있으면 열심히 일하는 것처럼 보이겠지'라고 생각하는 사람도 꽤 많이 있는 것 같다. 그러나 도요타 사람들이 일하는 모습을 보면 그와 정반대다."(15쪽)
'도요타 정리술'의 저자인 도요타 출신 컨설턴트들은 책상 위가 지저분하고 정리가 제대로 되어 있지 않은 사람일수록 업무 속도가 느리고 온갖 종류의 문제를 일으킬 확률도 더 높다고 강조합니다. 반대로 책상 위가 깔끔하게 정리 정돈되어 있는 사람일수록 업무도 효율적으로 처리한다고 말합니다. 도요타식 정리습관을 배워서 업무와 기업의 효율을 높일 필요가 있다는 얘기입니다.
"책상 위에 쌓여 있는 산더미 같은 서류 가운데 오늘의 업무에 꼭 필요한 것이 과연 얼마나 있을까요? 아마 극히 일부에 불과할 것입니다. 그 외 나머지는 오늘 쓸 일이 없는 것들이죠. 개중에는 1개월 이상, 심할 경우는 1년 이상 꺼낼 일이 없는 서류도 있습니다.
책상에 앉아 일할 때의 철칙은 '오늘 필요한 것 이외에는 책상 위에 올려놓지 않는다'입니다. 내일 사용할 서류를 굳이 오늘 책상 위에 올려놓을 필요는 전혀 없습니다. 사무용품도 오늘 쓸 일이 없다면 정해진 위치에 수납해야 합니다. 그래서 퇴근할 때는 책상 위에 아무것도 없는 것이 가장 이상적인 상태입니다."(40쪽)
도요타 사람들은 명함과 이메일, 책을 어떻게 정리할까. 직장인이라면 누구나 여기 저기서 명함을 많이 받기 마련입니다. 도요타 맨들은 받은 명함 중 1년 동안 쓰지 않은 것은 즉시 버립니다. 이메일도 필요 없어진 것은 그 즉시 삭제합니다. 책도 반년이 지나면 중고 책으로 처분하지요. 과감하게 버리는 것이 도요타 맨들의 정리습관인 것입니다.
"책상 위가 지저분한 사람은 '일을 못하는 사람'이다."
도요타는 이렇듯 정리정돈을 강조하는 기본 습관으로 초일류가 됐습니다.
